Ein Aktenschrank im Keller, zwei Regalmeter Röntgentüten, ein Stapel Anamnesebögen am Empfang: Die papierlose Zahnarztpraxis beginnt selten mit Begeisterung, sondern meist mit Platzmangel. Dabei ist der Weg dorthin heute technisch unspektakulär und rechtlich klarer, als viele denken. Drei Dinge entscheiden: die richtige Reihenfolge, saubere Aufbewahrungsfristen und ein Team, das mitzieht.
Auf dieser Seite siehst Du, welche Dokumente Du wie ersetzt. Außerdem erfährst Du, wann Du Papier wirklich vernichten darfst. Dazu kommen die geltenden Fristen. Zudem zeigen wir Dir, wie der Umstieg ohne einen einzigen Terminausfall abläuft. Am Ende steht schließlich ein Plan, mit dem Du am Montag beginnen kannst.
Vorweg die kürzeste Antwort: Der Umstieg dauert in den meisten Praxen rund 90 Tage. Er beginnt am Empfang, nicht im Archiv.
Papier sammelt sich nicht an einer Stelle, sondern an vier. Am Empfang entsteht es bei Aufnahme und Einwilligung. Im Behandlungszimmer kommen Befund und Notiz dazu. In der Verwaltung sind es Pläne, Rechnungen und Belege. Im Archiv landet schließlich alles, was Du über Jahre aufbewahren musst. Bei der Patientenakte sind das zehn Jahre.
Betrachte diese vier Quellen getrennt, wenn Du die papierlose Zahnarztpraxis angehst. Aufwand und Nutzen unterscheiden sich nämlich stark. Der größte Hebel liegt selten dort, wo der größte Stapel liegt. Die folgenden Abschnitte zeigen Dir deshalb für jeden Bereich, was digital wird und was aus rechtlichen Gründen bleibt.
Laut einer Erhebung der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung von 2022 hat eine Praxis über 24 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche. Ein großer Teil davon entsteht durch Papier, das jemand drucken, unterschreiben, suchen, kopieren und abheften muss.
Hier entsteht das meiste Papier, und hier verschwindet es am schnellsten. Deine Patienten füllen den digitalen Anamnesebogen schon vor dem Termin aus. Sobald Du die Angaben geprüft hast, landen sie direkt in der Kartei. Das erspart Deinem Team drei Arbeitsschritte, die niemand vermisst:
Wie das im Detail funktioniert, zeigt die Seite zur digitalen Anamnese. Mehrsprachige Bögen lösen außerdem ein Alltagsproblem, das viel Zeit kostet.
Auch Einwilligung, Datenschutzhinweis und Aufklärungsbogen werden bei der Aufnahme digital. Dafür nutzt Du unsere erweiterte digitale Unterschrift. Deine Patienten lesen und unterschreiben zu Hause in Ruhe oder in der Praxis am iPad oder am eigenen Smartphone. Welche Vereinbarungen eine strengere Form brauchen, erklärt der Abschnitt „Unterschrift ohne Papier“ weiter unten.
Der Empfang wird damit vom Papierlager zur Anlaufstelle für Fragen.
Die zweite Quelle für Papier ist unauffälliger, aber hartnäckiger. Dazu gehören handschriftliche Notizen auf Blöcken, ausgedruckte Befundblätter und Zettel mit Materialangaben für die Assistenz. Diese Sammlung endet, sobald der Befund direkt am Behandlungsplatz entsteht. Mit Sprache statt Tastatur geht es noch schneller. Wie das funktioniert, zeigt die Seite zur KI Sprachdokumentation.
Für die papierlose Zahnarztpraxis ist dieser Schritt der wichtigste. Er beseitigt nämlich einen Medienbruch, also den Wechsel zwischen Papier und System. Was zwischendurch auf Papier landet, muss später jemand ins System übertragen. Genau dort entstehen Lücken, die im Streitfall teuer werden.
Dazu kommt § 630h Absatz 3 BGB. Die Regel betrifft medizinisch gebotene wesentliche Maßnahmen und ihr Ergebnis. Fehlt der Eintrag in der Akte, vermutet das Gesetz: Die Maßnahme hat nicht stattgefunden. Deine Praxis kann diese Vermutung widerlegen, muss dafür aber das Gegenteil beweisen. Geht ein Zettel auf dem Weg zur Kartei verloren, ist das deshalb mehr als ein Ordnungsproblem.
HKP, Laborrechnungen, Materialbelege, Kontoauszüge: Die Verwaltung unterliegt dem Steuerrecht. Deshalb sind die Regeln hier besonders klar. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege und Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Vorher waren es zehn Jahre.
Wichtig dabei: Digitale Originale musst Du auch digital archivieren. Es reicht nicht, sie auszudrucken und danach zu löschen. Für die Abrechnung lohnt sich ein Blick auf die intelligente Abrechnung. Dort entstehen Befund und Ziffer im selben Schritt. Den Ausdruck als Zwischenablage brauchst Du damit nicht mehr.
Rechnungen erreichen Dich ohnehin immer öfter elektronisch. Für diese Belege ist die digitale Ablage kein Komfort, sondern Pflicht. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Deine Praxis Belege erfasst, prüft und archiviert.
Im Archiv gewinnt die papierlose Zahnarztpraxis die meiste Fläche zurück. Hier musst Du aber auch am sorgfältigsten planen. Für Röntgenaufnahmen gilt das Strahlenschutzgesetz mit eigenen Fristen, die von denen der Patientenakte abweichen. Digitale Aufnahmen lösen das Problem an der Wurzel, weil Tüten, Ordner und Suchzeit wegfallen.
Bei Altbeständen stellt sich die Frage anders. Nicht alles musst Du scannen, und nicht alles darfst Du nach dem Scannen vernichten. Wo die Grenze liegt, zeigt der Abschnitt zum ersetzenden Scannen weiter unten. Gipsmodelle bleiben ein Sonderfall, denn ersetzen kannst Du sie nur durch intraorale Scans.
Rechne beim Archiv realistisch: Der gewonnene Raum ist meist die sichtbarste Veränderung der ganzen Umstellung. Aus dem Aktenkeller wird ein Sozialraum, ein Lager oder im besten Fall ein zusätzliches Behandlungszimmer.
Die Übersicht zeigt, wie die papierlose Zahnarztpraxis typische Papierdokumente ersetzt. Die Spalte zum Aufwand hilft Dir bei der Reihenfolge: Beginne oben und arbeite Dich nach unten vor. So entsteht der Nutzen früh, während Du aufwendige Bereiche vorbereitest.
Die Angaben zum Aufwand gelten für eine Praxis mit zwei bis vier Behandlungszimmern und bestehender Praxissoftware. Bei mehreren Standorten verschieben sich die Werte, die Reihenfolge bleibt aber gleich.
Papierdokument | Digitale Entsprechung | Worauf Du achten solltest | Aufwand beim Umstieg |
Anamnesebogen | Digitaler Bogen auf dem Tablet, direkt in der Kartei | Mehrsprachigkeit und Rückschreibung ins Praxisverwaltungssystem | gering |
Einwilligung und Datenschutzhinweis | Formular mit erweiterter digitaler Unterschrift | Abschrift für den Patienten nach § 630e Abs. 2 BGB | gering |
Aufklärungsbogen | Digitales Formular mit Unterschrift, auch von zu Hause | Das mündliche Gespräch bleibt Pflicht | gering |
Karteikarte und Behandlungsnotiz | Eintrag am Behandlungsplatz, per Sprache oder Tastatur | Zeitnahe Freigabe und nachvollziehbare Änderungshistorie | mittel |
Befundblatt und Parodontalstatus | Strukturierte Erfassung im System | Vollständige Angaben zu Zähnen und Flächen | mittel |
HKP | Digitaler Plan, elektronische Übermittlung an die Krankenkasse | Unterschrift unter der Patienteninformation und Versandnachweis sichern. Verlangensleistungen brauchen die Schriftform (§ 2 Abs. 3 GOZ) | mittel |
Rechnungen und Buchungsbelege | Unveränderbare, nachvollziehbare Ablage nach den Vorgaben der Finanzverwaltung (GoBD) | Digitale Originale digital archivieren, nicht ausdrucken | mittel |
Laborbelege und Materialnachweise | Digitale Ablage mit Zuordnung zum Fall | Rückverfolgbarkeit zur Behandlung sicherstellen | mittel |
Röntgenaufnahme auf Film | Digitales Bild im Archiv des Röntgensystems | Eigene Fristen nach Strahlenschutzgesetz | hoch |
Dokumentation von Hygiene und Chargen | Digitale Protokolle mit Zeitstempel | Zuordnung von Charge zu Patient erhalten | mittel |
Gipsmodell und Abformung | Intraoralscan als Datensatz | Nur mit passender Ausstattung ersetzbar | hoch |
Terminbuch und Recallkarte | Kalender mit automatischer Erinnerung | Erinnerungswege datenschutzkonform gestalten | gering |
Überweisung und Arztbrief | Elektronischer Versand über die Telematikinfrastruktur | Der Empfänger muss angebunden sein | mittel |
Nachweise zu Personal und Fortbildung | Digitale Personalakte | Zugriff strikt auf die Praxisleitung beschränken | gering |
An rechtlichen Fragen scheitern Umstellungen häufiger als an der Technik. Dabei entscheiden drei Fragen darüber, ob Deine papierlose Zahnarztpraxis rechtlich sicher aufgestellt ist:
Die Antworten sind klarer, als der Ruf des Themas vermuten lässt. Allerdings unterscheiden sie sich je nach Unterlage erheblich. Hinzu kommen Datenschutz und Ausfallsicherheit, denn im Ernstfall ist eine digitale Akte wertlos, wenn niemand sie öffnen kann. Die folgenden Abschnitte klären diese Punkte. Die Aufbewahrungsfristen findest Du dagegen in den häufigen Fragen weiter unten.
Wichtig für die Einordnung: Keine dieser Anforderungen entsteht durch die Digitalisierung. Für Papierakten gelten nämlich die gleichen Regeln. Dort prüft sie nur seltener jemand, denn ein Aktenschrank schreibt keine Protokolle.
Für Anamnese, Einwilligung (§ 630d BGB), Aufklärung (§ 630e BGB) und Datenschutzeinwilligung nach DSGVO verlangt das Gesetz keine Unterschrift. Die Unterschrift dient deshalb dem Nachweis, nicht der Wirksamkeit.
Für diesen Nachweis bieten wir Dir die erweiterte digitale Unterschrift. Zur Unterschrift gehören ein Zeitstempel und sämtliche Metadaten. Dazu kommt eine Verifizierung mit zwei Faktoren. Deine Patienten bestätigen ihre Unterschrift mit einem Einmalcode per SMS, per Mail oder mit beidem.
Du nutzt sie für alle Formulare und Dokumente, auch für HKP und Rechnungen aus Deinem Praxisverwaltungssystem. Rechnungen nach § 10 GOZ brauchen dabei keine Unterschrift des Patienten. Deine Patienten lesen und unterschreiben zu Hause in Ruhe oder in der Praxis am iPad oder am eigenen Smartphone.
Das mündliche Aufklärungsgespräch bleibt trotzdem Pflicht, das Lesen zu Hause ersetzt es nicht. Außerdem erhalten Patienten eine Abschrift der unterschriebenen Unterlagen, digital per Mail oder Portal (§ 630e Abs. 2 BGB).
Für diese Vereinbarungen gilt dagegen die Schriftform:
Schriftform heißt: eigenhändige Unterschrift auf Papier oder qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat eines behördlich zugelassenen Anbieters. Unsere erweiterte digitale Unterschrift ersetzt diese Form nicht. Bei der Weitergabe an eine Abrechnungsstelle liegt die Schriftform ebenfalls nahe. § 10 Abs. 6 GOZ verlangt dafür eine schriftliche Einwilligung und Entbindung von der Schweigepflicht.
Für Arbeitsverträge und Kündigungen gelten eigene, teils strengere Formvorschriften. So braucht eine Kündigung im Arbeitsverhältnis nach § 623 BGB immer Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
Keine gesetzliche Schriftform gilt beim HKP für Zahnersatz über die Krankenkasse (BGH, III ZR 197/23). Der Bundesmantelvertrag für Zahnärzte empfiehlt aber, dass der Patient vor dem Antrag die Patienteninformation unterschreibt. Mit DocGaid holst Du diese Unterschrift digital ein.
Im Zweifel helfen Dir Deine Zahnärztekammer oder Deine KZV weiter.
Ein abschließbarer Aktenschrank kennt nur zwei Zustände: offen oder zu. Die papierlose Zahnarztpraxis regelt das feiner, und genau darin liegt der Vorteil. Ein sauberes Konzept für Rollen und Rechte legt fest, wer welche Akte sieht. Die Prophylaxekraft braucht zum Beispiel andere Einblicke als die Abrechnung. Jeder Zugriff landet außerdem in einem Protokoll, das Dir bei einer Prüfung nach Artikel 32 DSGVO hilft.
Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt. Für externe Dienstleister gilt zusätzlich die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Mit DocGaid speicherst Du die Daten auf Deinem Praxisserver, sodass die Patientenakten in Deiner Praxis bleiben. Das macht den Nachweis deutlich leichter.
Einen Punkt übersehen viele: Auch das Löschen gehört zum Datenschutz. Nach Ablauf der Fristen musst Du Daten verlässlich entfernen. Digital planst Du diesen Schritt, statt ihn jedes Jahr mit dem Reißwolf zu improvisieren.
Seit dem 2. Januar 2026 gelten außerdem die neuen Anforderungen der überarbeiteten Richtlinie zur Sicherheit der IT. Rechtsgrundlage ist jetzt § 390 SGB V statt § 75b SGB V. Die Richtlinie gilt für jede Praxis, unabhängig von der Größe. Zusätzliche Anlagen greifen je nach Zahl der Personen, die ständig mit der Datenverarbeitung betraut sind.
Neu sind vor allem nachweisbare Schulungen zur Informationssicherheit. Dazu kommen ein geordneter Umgang mit Updates und Änderungen sowie eine strukturierte Einweisung neuer Kräfte. Erstmals regelt die Richtlinie zudem die Nutzung von Clouddiensten, die nach § 393 SGB V unter Bedingungen zulässig bleibt. Mit digitalen Nachweisen erfüllst Du diese Punkte einfacher als mit Papierprotokollen.
Scannst Du Papier ein und vernichtest danach das Original, heißt das ersetzendes Scannen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt das Verfahren in der Technischen Richtlinie BSI TR-03138. Die aktuelle Version 1.5 von Dezember 2024 öffnet es zusätzlich für das mobile Scannen.
Wichtig für Deine Einordnung: Die Richtlinie entscheidet nicht, ob Du ein Original vernichten darfst. Das prüfst Du für jede Art von Unterlage selbst. Stattdessen beschreibt die Richtlinie, wie Du den Scanprozess gestaltest und dokumentierst. So bleibt der Beweiswert möglichst erhalten, also die Kraft des Dokuments als Nachweis.
Praktisch heißt das: ein Scanprotokoll, das Vieraugenprinzip bei kritischen Unterlagen und eine schriftliche Verfahrensdokumentation. Beim Vieraugenprinzip kontrolliert eine zweite Person den Scan.
Unterschriebene Originale mit besonderer Beweisbedeutung behältst Du im Zweifel. Dazu zählen Aufklärungsbögen zu risikoreichen Eingriffen, Unterlagen aus laufenden Auseinandersetzungen und Vereinbarungen mit Schriftform wie die Honorarvereinbarung. Den Rest kannst Du nach geprüftem Verfahren vernichten, sobald der Scan lesbar, vollständig und dauerhaft gesichert ist.
Die häufigste Sorge beim Umstieg lautet: Was passiert bei Stromausfall oder Serverproblem? Diese Frage klärst Du am besten vor dem Start und nicht erst danach. Eine Datensicherung mit Notfallkonzept besteht aus drei Bausteinen:
Ein Papierarchiv brennt oder verschimmelt lautlos und ohne Kopie. Mit sauberer Sicherung ist die papierlose Zahnarztpraxis deutlich robuster als der Aktenkeller. Kläre außerdem, wie lange Dein System ohne Internetverbindung weiterläuft. Liegen die Daten lokal, laufen Anamnese und Dokumentation in der Praxis auch bei einem Ausfall der Leitung weiter.
1
Gib einfache Stichpunkte zur durchgeführten Behandlung ein.
2
DocGaid® generiert automatisch die optimalen Abrechnungsziffern sowie passende Dokumentationshinweise.
3
Bestätige die Vorschläge. So profitierst Du sofort von optimierter Dokumentation und Abrechnung.
Wir glauben: Jeder verdient ein Gesundheitssystem, das effizienter, transparenter und zugänglicher ist. Dafür setzen wir auf Interoperabilität. Das heißt: Unterschiedliche Systeme können Daten miteinander austauschen. Außerdem digitalisieren wir traditionelle Prozesse. Beides entlastet das Fachpersonal und verbessert das Patientenerlebnis. Unsere Kooperationspartner unterstützen uns auf dieser Mission.
Beim Umstieg scheitern Praxen fast nie an der Software. Stattdessen scheitern sie an zwei anderen Dingen: an einem Start mit allem auf einmal und an einem Team, das niemand gefragt hat. Eine papierlose Zahnarztpraxis entsteht deshalb Schritt für Schritt. Dabei kommt es auf die Reihenfolge an, denn jeder Schritt trägt den nächsten.
Parallel dazu klärst Du, was mit dem Altbestand passiert. Viele überschätzen allerdings diese Aufgabe. Einen Großteil der alten Ordner musst Du nämlich nie scannen. Diese Ordner bewahrst Du im Original auf, bis ihre Frist abläuft. Die folgenden Abschnitte zeigen Dir den Fahrplan und die Sicht des Teams. Außerdem geht es um den Umgang mit dem Archiv und um die Kennzahlen, an denen Du den Erfolg abliest.
Plane die Umstellung für eine ruhigere Woche und nicht für die Zeit vor dem Quartalsende. Diese Kleinigkeit entscheidet häufiger über den Verlauf als die Wahl der Software.
Diese Abfolge hat sich für die papierlose Zahnarztpraxis bewährt, weil sie mit dem größten Nutzen bei kleinstem Risiko beginnt:
Für jede Stufe genügt ein Testlauf mit einem Behandler und einem Zimmer. So findest Du Stolperstellen früh. In dieser Zeit bleibt der Papierbogen als Rückfallebene erreichbar. Diese Sicherheit senkt den Widerstand im Team spürbar. Nach wenigen Tagen wird sie von selbst überflüssig.
Widerstand im Team entsteht selten aus Abneigung gegen Technik. Meist steckt die Sorge dahinter, im Alltag langsamer zu werden. Diese Sorge ist berechtigt, denn in den ersten Tagen trifft sie tatsächlich zu. Nimm ihr die Schärfe, indem Du eine Person im Team zur Ansprechpartnerin für die Umstellung machst. Sammle dazu Rückmeldungen und reagiere sichtbar darauf.
Zeig früh den ersten Gewinn: Die Suche nach einer Akte dauert Sekunden statt Minuten. Sag außerdem ehrlich an, dass anfangs Doppelarbeit anfällt. Setze den Umstieg als gemeinsames Projekt um, statt ihn anzuordnen. Praxen mit diesem Ansatz sind nach vier Wochen sichtbar weiter.
Nutzt Du Systeme mit künstlicher Intelligenz, denk an die Pflicht zur KI Kompetenz. Das heißt: Du unterstützt Dein Team mit passenden Maßnahmen dabei, den Umgang mit KI zu lernen. Einen Überblick dazu gibt Dir die Seite zur KI in der Zahnarztpraxis.
Für Patienten zeigt sich der Unterschied an drei Stellen. Die Aufnahme dauert Minuten statt einer Viertelstunde, weil der Bogen schon zu Hause ausgefüllt ist. Dein Team beantwortet Rückfragen sofort, weil die Historie mit einem Klick vorliegt. Außerdem kommen Unterlagen digital an, statt in einem Umschlag zu warten.
Ein Nebeneffekt betrifft die elektronische Patientenakte. Seit dem 1. Oktober 2025 ist ihre Nutzung Pflicht. Seit Januar 2026 drohen bei Verstößen Sanktionen. Strukturierte digitale Einträge kannst Du dorthin übertragen, handschriftliche Karteikarten nicht. Deine papierlose Zahnarztpraxis schafft damit nebenbei die Grundlage, um diese Pflicht zu erfüllen.
Tiefer in die Dokumentation führt Dich die Seite zur KI Dokumentation. Dort siehst Du, wie Einträge schon während der Behandlung entstehen.
Vier Kennzahlen zeigen Dir, wie weit Du bist. Miss sie deshalb vor dem Start und nach vier Wochen noch einmal:
Den schnellsten Eindruck bekommst Du allerdings im Gespräch. Beschreibe uns dazu Deinen Praxisablauf, danach zeigen wir Dir, welche Formulare zuerst verschwinden und in welcher Reihenfolge. Über 100 Praxen arbeiten bereits so. Buche einen unverbindlichen Kennenlerntermin oder schreibe uns über das Kontaktformular. Den Gesamtüberblick findest Du außerdem auf der Seite zur Digitalisierung Deiner Zahnarztpraxis.
Rund um das Thema papierlose Zahnarztpraxis stellen Praxen immer wieder dieselben Fragen. Hier findest Du die Antworten, kurz und klar.
Für Anamnese, Einwilligung und Aufklärung ja. Das Gesetz verlangt dort keine Unterschrift, sie dient dem Nachweis. Dafür nutzt DocGaid eine erweiterte digitale Unterschrift mit Zeitstempel und sämtlichen Metadaten. Dazu kommt eine Verifizierung mit zwei Faktoren: ein Einmalcode per SMS, per Mail oder mit beidem.
Du nutzt die Unterschrift für alle Formulare und Dokumente, auch für HKP und Rechnungen aus Deinem Praxisverwaltungssystem. Deine Patienten lesen und unterschreiben zu Hause in Ruhe oder in der Praxis am iPad oder am eigenen Smartphone. Danach erhalten sie eine Abschrift, digital per Mail oder Portal. Das mündliche Aufklärungsgespräch bleibt trotzdem Pflicht.
Vereinbarungen zu Honorar, Verlangensleistungen und Mehrkosten brauchen dagegen die Schriftform, also Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Eine Kündigung im Arbeitsverhältnis braucht nach § 623 BGB immer Papier. Mehr dazu erklärt der Abschnitt „Unterschrift ohne Papier“ weiter oben.
In vielen Fällen ja, aber nicht pauschal. Prüfe das für jede Unterlagenart einzeln und dokumentiere den Scanprozess nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138. Unterlagen mit besonderer Beweisbedeutung behältst Du im Zweifel im Original. Dazu zählen zum Beispiel unterschriebene Aufklärungsbögen zu risikoreichen Eingriffen. Halte außerdem fest, wer wann welche Akte gescannt hat. Dieses Protokoll ist später Dein Nachweis und kostet im laufenden Betrieb kaum Zeit.
Die Patientenakte bewahrst Du zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf. Röntgenaufnahmen bewahrst Du ebenfalls zehn Jahre auf, bei Minderjährigen mindestens bis zu ihrem 28. Geburtstag. Für Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre. Bei Personenschäden beträgt die Verjährungsfrist bis zu 30 Jahre. So lange können Patienten im Einzelfall noch Ansprüche geltend machen. Bewahre Unterlagen in Zweifelsfällen deshalb länger auf.
Eine so lange Aufbewahrung ist digital einfach, im Papierarchiv dagegen kaum leistbar. Prüfe zusätzlich die Fristen für Unterlagen zum Strahlenschutz, denn diese Fristen weichen von denen der Patientenakte ab.
Die technische Einrichtung dauert meist einen Tag. Für die Gewöhnung des Teams planst Du ein bis zwei Wochen je Stufe ein. Nach etwa 90 Tagen arbeiten die meisten Praxen in allen vier Bereichen digital, ohne dass Termine ausfallen. Am längsten dauert dabei nicht die Technik, sondern die Gewöhnung des Teams. Rechne in den ersten Tagen bewusst mit Doppelarbeit und kündige das Deinem Team vorher an.
Mit Notstromversorgung für Server und Netzwerk sowie einer aktuellen lokalen Sicherung bleiben Deine Akten verfügbar. Wichtiger als die Technik ist aber der schriftliche Notfallplan. Er legt fest, wer wen anruft, welche Termine weiterlaufen und wie das Team nachdokumentiert. Prüfe außerdem regelmäßig, ob sich Deine Datensicherung wirklich zurückspielen lässt. Ungeprüfte Backups scheitern erfahrungsgemäß genau dann, wenn Du sie brauchst.
Nein, Deine Praxissoftware bleibt das führende System. Digitale Anamnese, Dokumentation und Belegablage arbeiten ihr zu und schreiben ihre Ergebnisse direkt in die Kartei zurück. Genau daran scheitern viele Insellösungen, also Programme ohne Anbindung an die Praxissoftware. Deren Daten muss später jemand von Hand übertragen. Frag deshalb bei jeder Anwendung nach der Rückschreibung in die Kartei. Ein Systemwechsel wäre für dieses Ziel der aufwendigste und teuerste Umweg.
Gerade dort. Die Erhebung der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung von 2022 zeigt: Eine durchschnittliche Praxis verbringt pro Woche über 24 Stunden mit Bürokratie. Dieser Wert setzt sich aus rund sechs Stunden je Praxisinhaber und 2,5 Stunden je Mitarbeitendem zusammen. Er wächst also mit dem Team, in kleinen Praxen verteilt sich die Last aber auf wenige Schultern. Außerdem gelingt der Einstieg dort schneller, weil weniger Arbeitsplätze umzustellen sind.
Im Gesetz steht für Modelle keine eigene Aufbewahrungsfrist. Die Berufsordnung und der Bundesmantelvertrag mit den Krankenkassen sehen aber je nach Modell und Versicherung Fristen vor. Außerdem können Modelle als Beweismittel dienen. Ersetzen lassen sie sich nur durch intraorale Scans.
Wenn Du digital abformst, sparst Du Lagerfläche und kannst die Daten gleich für Planung und Labor nutzen. Vorhandene Gipsmodelle musst Du dafür aber nicht nachträglich digitalisieren. Sinnvoll ist ein Stichtag. Ab diesem Tag formst Du neue Fälle digital ab, und der Altbestand läuft nach den üblichen Fristen aus.
Biete beide Wege an: Den meisten genügt ein Tablet mit großer Schrift und Unterstützung durch das Team. Für alle anderen bleibt der Papierbogen, den das Team danach einscannt. Erfahrungsgemäß sinkt dieser Anteil innerhalb weniger Monate deutlich. Weise schon bei der Terminvergabe darauf hin, dass sich der Bogen zu Hause ausfüllen lässt. Wer ihn vorab ausfüllt, verkürzt die eigene Wartezeit spürbar. Genau dieses Argument überzeugt die meisten.
Niemand stellt vier Bereiche gleichzeitig um. Beginne deshalb dort, wo täglich das meiste Papier entsteht. Diese Stelle ist allerdings in jeder Praxis eine andere. In einem kurzen Gespräch klären wir, welcher Bereich in Deiner Praxis den größten Hebel hat. Überlege Dir dafür vorab, welche Formulare heute noch auf Papier laufen und welche Praxissoftware Du einsetzt. Der Termin ist unverbindlich.
