Schnittstellen mit DocGaid
Anbindung ohne Systemwechsel:
Deine Praxissoftware bleibt, die Daten laufen von allein

Die häufigste Frage im Erstgespräch lautet nicht, was die Software kann. Stattdessen lautet sie: Läuft das mit unserem System? Die DocGaid Schnittstellen beantworten diese Frage für die verbreiteten Praxisverwaltungssysteme in Deutschland. Die Auswahl reicht vom Marktführer DS-Win über charly und Z1 bis zu ivoris und LinuDent.

Grundlage ist ein offener Branchenstandard, den die Dentalbranche selbst geschaffen hat. Deine gewohnte Praxissoftware bleibt dabei das führende System. DocGaid liefert Inhalte zu und schreibt Einträge zurück.

Auf dieser Seite erfährst Du, wie die Anbindung technisch funktioniert und welche Daten dabei fließen. Wir zeigen Dir auch die unterstützten Systeme und die Einrichtung. 

Die kurze Antwort vorweg: Die Einrichtung übernehmen wir, und die Anbindung ist an einem Termin erledigt. Zwei Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Deine Praxissoftware läuft auf einem Arbeitsplatz mit Windows. Außerdem unterstützt sie den Standard des Branchenverbands VDDS.

DocGaid Schnittstellen: der Anschluss an Dein Praxisverwaltungssystem

Eine Zusatzanwendung lässt sich auf zwei Wegen an eine Praxissoftware anbinden. Der erste Weg ist an einen Hersteller gebunden: Für jedes System entsteht eine eigene Integration. Der zweite Weg nutzt einen Branchenstandard, den nahezu alle Hersteller unterstützen. Die DocGaid Schnittstellen setzen konsequent auf diesen zweiten Weg. Bietet ein Hersteller weitergehende Möglichkeiten, ergänzen wir den Standard um diese Funktionen.

Dafür gibt es einen praktischen Grund: Standardisierte Anbindungen überleben Updates, Sonderwege einzelner Hersteller nicht immer. Die folgenden Abschnitte erklären deshalb zuerst den Standard und die übertragenen Daten. Danach geht es um den Rückweg in die Kartei, die Grenzen des Verfahrens und die unterstützten Systeme.

Wichtig für die Einordnung: Der Standard stammt aus der Branche selbst und nicht vom Gesetzgeber. Kein Hersteller muss ihn also anbieten. Trotzdem stellen die Unternehmen im Branchenverband VDDS den Standard bereit, und das sind fast alle Hersteller.

Person am Schreibtisch mit Panoramaröntgenbild auf dem Monitor und Terminkalender auf einem Mobilgerät

VDDS-media: der Standard hinter den DocGaid Schnittstellen

VDDS ist der Verband deutscher Unternehmen für Dentalsoftware. Mit VDDS-media hat er einen Standard geschaffen, der den Austausch zwischen Praxisverwaltungssoftware und angebundenen Systemen regelt. Die technische Beschreibung dazu heißt Spezifikation und liegt aktuell in Version 1.4 vor. Darin steht, wie Praxissoftware und Software für Röntgen oder Kamera Multimediadaten austauschen.

Nach Angaben des Verbands decken die Mitgliedsunternehmen rund 90 Prozent des Marktes für zahnärztliche Software ab. Außerdem stellt der Verband die Spezifikation kostenfrei bereit. Für Deine Praxis bedeutet das: Die Anbindung folgt einem offenen und dokumentierten Verfahren statt einer Sonderlösung. Genau darauf setzen die DocGaid Schnittstellen auf.

Der Standard kennt zwei Rollen: die Praxisverwaltungssoftware als führendes System und die angebundene Anwendung, die Inhalte erzeugt. Beide Programme tragen sich in dieselbe Konfigurationsdatei mit den Einstellungen für die Verbindung ein. So finden sie sich gegenseitig. Diese Bauweise ist seit Jahren im Praxisalltag erprobt und läuft in Zehntausenden Praxen.

Welche Daten über die DocGaid Schnittstellen laufen

Die Daten laufen in zwei Richtungen, und die Spezifikation legt beide genau fest. Aus Deiner Praxissoftware kommen die Patientenstammdaten, damit DocGaid die richtige Akte findet. Zurück gehen die erzeugten Inhalte:

  • Von der Praxissoftware: Patientennummer, Name, Geburtsdatum und Geschlecht
  • Von der Praxissoftware: Kennung des aufrufenden Arbeitsplatzes und der Praxis
  • Zurück an die Praxissoftware: erzeugte Dokumente und Objekte samt Zuordnung
  • Zurück an die Praxissoftware: strukturierte Inhalte im Format XML

Technisch vermittelt die Konfigurationsdatei VDDS_MMI.INI zwischen den Programmen. Darin trägt jede beteiligte Software ihre Einträge ein. Die Datei liegt auf dem jeweiligen Arbeitsplatz im Ordner, in dem Windows installiert ist. Behandlungsinhalte gehen über diesen Weg nicht nach außen, denn die Verarbeitung findet innerhalb Deines Praxisnetzes statt.

Rückschreiben statt Abtippen: der Kern jeder Schnittstelle zum PVS

An dieser Stelle trennt sich echte Integration von hübscher Oberfläche. Manche Anwendungen liefern Ergebnisse, die Du danach von Hand in die Kartei überträgst. Das spart nichts, es verschiebt die Arbeit nur. Deshalb ist die Rückschreibung in die Kartei bei jeder Schnittstelle zu Deinem Praxisverwaltungssystem (PVS) das wichtigste Kriterium für die Auswahl. Rückschreibung heißt: Die Anwendung trägt ihr Ergebnis selbst in Deine Kartei ein.

Wir nutzen dafür die Objektübergabe der Schnittstelle. Mit dieser Funktion gibt DocGaid erzeugte Dokumente an Deine Praxissoftware zurück. So landet der freigegebene Eintrag dort, wo Dein Team ihn ohnehin sucht. Die Vorschläge zur intelligenten Abrechnung nehmen außerdem denselben Weg. Deine Kartei bleibt dabei das führende System. Auf genau diese Arbeitsteilung kommt es im Alltag an.

Prüfe diesen Punkt deshalb bei jedem Anbieter zuerst. Entscheidend ist nicht, ob es eine Schnittstelle gibt. Entscheidend ist, in welche Richtung sie arbeitet. Manche Schnittstellen holen Daten nur ab und geben nichts zurück. Solche Einbahnstraßen erzeugen am Ende mehr Arbeit als vorher.

Grenzen: Was die DocGaid Schnittstellen nicht leisten

Wenn Du die Grenzen früh kennst, ersparst Du Dir Enttäuschungen im Projekt. Achte deshalb auf diese Punkte:

  • Die Schnittstelle ersetzt keine Praxissoftware. Kartei, Terminplanung und Abrechnung bleiben dort.
  • Bei manchen Anbietern ist eine Freischaltung durch den Hersteller nötig, teils mit Lizenz. Das klären wir für Dich.
  • Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach System, denn die Spezifikation sieht Stufen der Umsetzung vor.
  • Reine Cloudsysteme ohne lokale Komponente in Deiner Praxis brauchen einen anderen Weg.
  • Individuelle Sonderfelder Deiner Praxis übernimmt die Schnittstelle nicht automatisch.

Eine Testverbindung vor dem Start klärt diese Punkte in wenigen Minuten und verhindert Überraschungen. Wir sagen Dir offen, wenn eine Anbindung mit Deinen Systemen nicht sinnvoll funktioniert.

Unterstützte Praxisverwaltungssysteme im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt die verbreiteten Systeme auf dem deutschen Markt mit Hersteller und Einordnung.

Die Marktanteile stammen aus der Statistik zur Praxissoftware der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung. Diese Zahlen beschreiben nur die Verbreitung und sind keine Bewertung. Sortiert ist die Tabelle nach der Verbreitung in der Abrechnung konservierender und chirurgischer Leistungen. Nur DS4 steht dabei als neueres System von Dampsoft direkt nach DS-Win.

Fehlt Dein System in der Liste, ist es damit nicht ausgeschlossen. Der Standard gilt herstellerübergreifend, deshalb klären wir die Anbindung meist im Vorgespräch.

Praxisverwaltungssystem

Hersteller

Verbreitung und Schwerpunkt

DS-Win

Dampsoft GmbH

Marktführer in der Abrechnung konservierender und chirurgischer Leistungen, rund ein Drittel der Praxen

DS4

Dampsoft GmbH

Neueres, eigenständiges System von Dampsoft, Anteil wächst

Z1 und Z1.PRO

CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH

Zweitstärkstes System, zusammen mit DS-Win über die Hälfte des Marktes

charly

solutio GmbH & Co. KG

Verbreitet in größeren Praxen, Praxisketten und MVZ

EVIDENT

EVIDENT GmbH

Etabliertes System, seit vielen Jahren am Markt

DENSoffice

DENS GmbH

Etablierter Anbieter mit eigener Unterstützung für VDDS

LinuDent

PHARMATECHNIK GmbH & Co. KG

Verbreitet in Praxen mit gewachsener IT

ivoris

Computer konkret AG

Führend in der Kieferorthopädie

DENTPORT

DentPort GmbH

Jüngeres System mit wachsender Verbreitung

PRAXIDENT

h&k Datenverarbeitung

Eigene Varianten für Zahnmedizin und Kieferorthopädie

VISInext

BDV Dental GmbH & Co. KG

Modernes System, auch als Webanwendung nutzbar

Weitere Systeme

verschiedene

Anbindung über denselben Standard, Prüfung im Vorgespräch

DocGaid Schnittstellen im Einzelnen: von DS-Win bis Dentport

Der deutsche Markt für Zahnarztsoftware ist überschaubar und stark konzentriert. DS-Win und Z1 kommen zusammen auf über die Hälfte aller Praxen. In der Kieferorthopädie führt ivoris mit ähnlichem Abstand. Für die DocGaid Schnittstellen heißt das: Mit wenigen Systemen erreichen wir den Großteil der Praxen. Bei den meisten übrigen Systemen greift außerdem derselbe Standard.

Die folgenden Abschnitte stellen die Systeme grob nach ihrer Verbreitung vor. Jedes System bekommt eine eigene Detailseite mit Screenshots, Voraussetzungen und Ablauf. Das Verfahren ist dabei überall gleich, nur die Menüwege unterscheiden sich. Für Dich bleibt der Ablauf deshalb in jedem System gleich.

DS-Win und DS4: DocGaid Schnittstellen zum Marktführer Dampsoft

Dampsoft DS-Win ist das meistgenutzte Praxisverwaltungssystem in Deutschland. DS4 ist ein neueres, eigenständiges System aus demselben Haus. Beide Systeme unterstützen den Standard des VDDS. Beim Wechsel von DS-Win auf DS4 bleibt der Weg der Anbindung deshalb gleich. Die Verbindung prüfen wir dabei trotzdem gemeinsam.

Wir richten die Anbindung an jedem Arbeitsplatz in den Einstellungen Deiner Praxissoftware ein. Dabei markieren wir die Programme, die Patientendaten erhalten sollen. Danach erscheint in der Patientenansicht eine Schaltfläche für DocGaid. Dein Team ruft DocGaid darüber mit einem Klick auf und übergibt die Stammdaten. Den zurückgeschriebenen Eintrag findest Du an gewohnter Stelle in der Kartei, ohne zusätzliche Ablage. Mehr zum Ablauf liest Du auf den Seiten zur DS-Win Schnittstelle und zur DS4 Schnittstelle.

charly und CGM Z1: DocGaid Schnittstellen zu solutio und CompuGroup

charly von solutio ist vor allem in größeren Praxen und Praxisketten verbreitet. Zusatzsysteme bindet charly über den Standard des VDDS ein. Die Systeme CGM Z1.PRO und Z1 von CompuGroup Medical Dentalsysteme folgen demselben Verfahren. Ein Hinweis aus der Praxis: Bei mehreren Standorten dokumentieren wir die Konfiguration einmal sauber. Danach übertragen wir sie auf die weiteren Arbeitsplätze und sparen dabei jedes Mal Zeit. Außerdem bleibt die Einrichtung nachvollziehbar, auch wenn später eine andere Person sie prüft. Für Praxisketten und MVZ ist dieser Punkt entscheidend.

EVIDENT, ivoris und LinuDent: weitere DocGaid Schnittstellen

EVIDENT zählt zu den etablierten Systemen und unterstützt den Standard des VDDS von Haus aus. In der Kieferorthopädie führt ivoris von der Computer konkret AG den Markt an. Für kieferorthopädische Praxen ist ivoris deshalb der wichtigste Anschlusspunkt. LinuDent von PHARMATECHNIK ergänzt das Feld, vor allem in Praxen mit gewachsener IT. Alle drei Systeme nutzen denselben technischen Weg über die Konfigurationsdatei.

Eine Besonderheit gibt es in der Kieferorthopädie: Die Dokumentation folgt dort anderen Abläufen als in der allgemeinen Zahnheilkunde. Deshalb stimmen wir Vorlagen und Textbausteine auf kieferorthopädische Befunde ab.

VISInext und DENSoffice: DocGaid Schnittstellen zu weiteren Systemen

Anbieter von Zusatzsoftware übersehen Systeme abseits der Marktführer oft. Dabei haben deren Praxen dieselben Anforderungen. VISInext von BDV Dental und DENSoffice der DENS GmbH unterstützen den Branchenstandard des VDDS ebenfalls. Für die DocGaid Schnittstellen bleibt das Verfahren deshalb gleich. 

Laut Herstellerangaben bieten auch PRAXIDENT und DENTPORT eine Schnittstelle nach dem Standard des VDDS. Die Anbindung an DocGaid klären wir bei diesen beiden Systemen deshalb im Vorgespräch. 

Bei Fragen zur Schnittstelle antworten kleinere Häuser oft schneller als große Anbieter, weil die Wege kürzer sind. Den Kontakt zu Deinem Systembetreuer übernehmen wir und nennen dabei den Standard des VDDS beim Namen. So ist die Zuständigkeit sofort klar, und Du musst nicht selbst anrufen.

Schnittstellenarten in der Zahnarztpraxis im Vergleich

In einer Praxis laufen mehrere Schnittstellen parallel, und jede erfüllt einen anderen Zweck. Die Übersicht zeigt, welche davon für die Anbindung von DocGaid wichtig sind. Das hilft Dir im Gespräch mit Deinem Systembetreuer, denn dort geraten Begriffe schnell durcheinander.

Praxen verwechseln besonders oft die Schnittstelle zur Abrechnung und die Schnittstelle zur Bildübergabe. Beide laufen unabhängig voneinander, und die Anbindung von DocGaid berührt keine von beiden. Deine Abrechnungswege bleiben also genau so, wie Dein Team sie kennt.

Schnittstelle

Zweck

Wer sie nutzt

Bedeutung für DocGaid

VDDS-media

Austausch von Patientendaten und Objekten zwischen Praxissoftware und angebundenem System

Praxissoftware, Systeme für Röntgen und Kamera, Zusatzanwendungen

Grundlage der Anbindung

VDDS-transfer

Datenübernahme beim Wechsel der Praxissoftware

Praxen beim Systemwechsel

Nicht nötig, Deine Kartei bleibt bestehen

VDDS-RZ und VDDS-RZ-Client

Verschlüsselter Austausch mit privaten Verrechnungsstellen

Praxen mit Factoring oder externer Abrechnung

Unabhängig, läuft parallel weiter

VDDS-DICOM

Anbindung bildgebender Verfahren nach dem Standard DICOM

DVT, Panoramaröntgen und weitere Röntgensysteme

Wichtig bei der Anbindung von Bildern

VDDS-Labor

Übertragung der Daten zur gesetzlichen Abrechnung vom Labor in die Praxissoftware

Praxis und Labor

Unabhängig von der Dokumentation

GDT

Gerätedatentransfer, also Datenaustausch mit Geräten, verbreitet in der Humanmedizin

Arztpraxen und Messgeräte

Nur in gemischten Praxen wichtig

DICOM

Internationaler Standard für medizinische Bilddaten

Radiologie, DVT, Bildarchive

Grundlage der Bildarchivierung

Telematikinfrastruktur (TI) mit KIM

Sicherer Versand von Nachrichten und Dokumenten im Gesundheitswesen

Alle Praxen mit Anschluss an die TI

Unabhängig, für eArztbrief und ePA

Anbindung an die ePA

Übertragung von Behandlungsdaten in die elektronische Patientenakte

Praxen seit der Nutzungspflicht 2025

Strukturierte Einträge erleichtern die Übertragung

Eigene Schnittstellen der Hersteller

Erweiterte Funktionen einzelner Anbieter von Praxissoftware

Je nach System unterschiedlich

Ergänzung, wenn ein Hersteller mehr anbietet

So einfach funktioniert DocGaid®

1

Informationen eingeben

Gib einfache Stichpunkte zur durchgeführten Behandlung ein.

2

KI-Optimierung

DocGaid® generiert automatisch die optimalen Abrechnungsziffern sowie passende Dokumentationshinweise.

3

Prüfung & Freigabe

Bestätige die Vorschläge. So profitierst Du sofort von optimierter Dokumentation und Abrechnung.

Unsere Partner

Wir glauben: Jeder verdient ein Gesundheitssystem, das effizienter, transparenter und zugänglicher ist. Dafür setzen wir auf Interoperabilität. Das heißt: Unterschiedliche Systeme können Daten miteinander austauschen. Außerdem digitalisieren wir traditionelle Prozesse. Beides entlastet das Fachpersonal und verbessert das Patientenerlebnis. Unsere Kooperationspartner unterstützen uns auf dieser Mission.

So einfach startest Du mit DocGaid®

Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum langfristigen Erfolg

01

Kennenlerntermin buchen

Vereinbare Dein kostenloses Erstgespräch bequem online.

02

Live-Demo
erleben

Persönliche Produktvorführung von DocGaid.

03

Testphase
starten

30 Tage
unverbindlich
testen.

04

Einrichtung & Schulung

Professionelles
Onboarding &
Integration.

05

Support &
Erfolg

Persönlicher
Ansprechpartner
dauerhaft.

Einrichtung, Datenschutz und Betrieb der DocGaid Schnittstellen

Die Anbindung selbst ist schneller erledigt als die Suche nach einem Termin dafür. Um die Technik kümmern wir uns: Wir richten die Schnittstelle ein und binden DocGaid an Deine Praxissoftware an. Vorab klären wir drei Dinge mit Dir: die Version Deiner Praxissoftware, den ersten Arbeitsplatz und die zuständige Person bei Deinem Systembetreuer. Danach greifen die DocGaid Schnittstellen auf die bestehende Konfiguration zu. Deine Praxissoftware bleibt dabei unverändert.

Plane den Termin außerdem in eine ruhigere Phase, nicht in die Woche vor dem Quartalsende. Diese Kleinigkeit entscheidet häufiger über den Verlauf als jede technische Frage.

So läuft die Einrichtung der DocGaid Schnittstellen ab

Der Ablauf hat fünf Schritte und ist an einem Termin abgeschlossen. Ein Systemwechsel ist zu keinem Zeitpunkt nötig:

  • Vorgespräch: System, Version und Zahl der Arbeitsplätze klären.
  • Freischaltung: bei Bedarf die Schnittstelle beim Hersteller Deiner Praxissoftware aktivieren lassen.
  • Konfiguration: den Eintrag in der Konfigurationsdatei setzen und die Arbeitsplätze zuordnen.
  • Testlauf: Die Praxissoftware übergibt einen Testpatienten, DocGaid schreibt einen Testeintrag zurück.
  • Freigabe: Nach dem erfolgreichen Test folgen die weiteren Arbeitsplätze.

Dein Praxisbetrieb läuft während der Einrichtung weiter, denn die Anbindung greift nicht in bestehende Daten ein. Vorhandene Einträge in der Kartei bleiben unverändert, es kommen nur neue hinzu. Du kannst die Anbindung jederzeit rückgängig machen. Dafür genügt es, den Eintrag aus der Konfigurationsdatei zu entfernen.

Fragen an Deinen Softwarehersteller zu den DocGaid Schnittstellen

Diese fünf Fragen klären in einem Telefonat, was sonst Wochen dauert:

  • Unterstützt unsere Version den Standard VDDS-media, und wenn ja, in welcher Ausbaustufe?
  • Ist die Schnittstelle in unserer Lizenz enthalten oder muss sie freigeschaltet werden?
  • Lassen sich Dokumente und strukturierte Inhalte in die Kartei zurückschreiben?
  • Welcher Arbeitsplatz braucht im Mehrplatzbetrieb welche Konfiguration?
  • Wer ist unser Ansprechpartner bei Rückfragen zur Schnittstelle?

Halte die Antworten am besten schriftlich fest, damit Du Dir spätere Diskussionen über Zuständigkeiten ersparst. Notiere außerdem die Versionsnummer Deiner Praxissoftware. Bei jeder Rückfrage fragt man Dich zuerst nach dieser Angabe. Du findest die Nummer meist im Hilfemenü unter dem Punkt zur Programminformation.

Updates und Betrieb: DocGaid Schnittstellen bei Änderungen

Bei jedem Integrationsprojekt taucht dieselbe Sorge auf: Was passiert beim nächsten Update der Praxissoftware? Die Anbindung beruht auf einem veröffentlichten Standard und nicht auf einem Sonderweg. Deshalb überstehen die Einträge in der Konfigurationsdatei ein Update in aller Regel unverändert.

Zwei Situationen verlangen trotzdem Aufmerksamkeit. Die erste ist der Wechsel auf ein neues Programm desselben Herstellers, zum Beispiel von DS-Win auf das eigenständige DS4. Die zweite ist der Umzug auf einen neuen Server. Beide Fälle sind planbar. Melde uns größere Änderungen kurz vorher, dann prüfen wir die Verbindung während derselben Wartung gleich mit.

Teste nach jedem größeren Update kurz die Funktion mit einem Testpatienten. Diese zwei Minuten ersparen Dir die Suche nach der Ursache mitten in der Sprechstunde.

Datenschutz bei den DocGaid Schnittstellen: Wo die Daten bleiben

Eine Schnittstelle ist immer auch ein Weg für Daten. Behandlungsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt. Deshalb kommt es hier auf zwei Dinge an. Erstens geht es um den Speicherort: DocGaid setzt auf lokale Datenhaltung auf Deinem Praxisserver. So läuft die Übergabe innerhalb Deines Netzes.

Zweitens geht es um die vertragliche Grundlage: Unterschreibe vor dem ersten Einsatz den Auftragsverarbeitungsvertrag. Er legt fest, wie ein Dienstleister Daten in Deinem Auftrag verarbeiten darf. Ergänze ihn um die Verpflichtung auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB. So bindest Du auch den Dienstleister an das Patientengeheimnis. Den gesamten Rahmen dazu zeigt die Seite zur KI in der Zahnarztpraxis.

Zusätzlich zeichnet ein Protokoll die Zugriffe auf. Nimm die neue Anwendung außerdem in Dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf. In dieser Liste hältst Du fest, welche Daten Deine Praxis wofür verarbeitet. Der Schritt dauert wenige Minuten. Bei einer Prüfung wird das Verzeichnis regelmäßig verlangt.

Nahaufnahme von Glasfaserkabeln in den Anschlüssen eines Switches im Netzwerk

Anbindung testen und starten: DocGaid Schnittstellen in Deiner Praxis

Am schnellsten schaffst Du Klarheit mit einem Test an Deinem eigenen System. Nenne uns dafür Deine Praxissoftware und die Version. Wir prüfen die Anbindung und zeigen Dir den Ablauf an einem Testpatienten. Du siehst alles von der Übergabe der Stammdaten bis zum fertigen Eintrag in Deiner Kartei. Wie der Eintrag entsteht, zeigen die Seiten zur KI Dokumentation und zur KI Sprachdokumentation. Über 100 Praxen arbeiten bereits so.

Vereinbare für den Test einen Kennenlerntermin ohne Verpflichtung oder melde Dich kurz über das Kontaktformular. Bring zum Gespräch zwei Angaben mit: den Namen Deiner Praxissoftware und die Versionsnummer. Mehr brauchen wir nicht, um Dir eine belastbare Auskunft zur Anbindung zu geben.

Häufig gestellte Fragen

Rund um das Thema DocGaid Schnittstellen stellen Praxen immer wieder dieselben Fragen. Hier die Antworten, kurz und ohne Umschweife.

Nein. Deine Praxissoftware bleibt das führende System für Kartei, Termine und Abrechnung. DocGaid nutzt für die Anbindung den Branchenstandard des VDDS, liefert Inhalte zu und schreibt den freigegebenen Eintrag zurück. Prüfe stattdessen, ob die Schnittstelle in Deiner Lizenz enthalten ist. Diese eine Frage entscheidet mehr über den Aufwand als jede technische Einzelheit.

VDDS-media ist ein Branchenstandard des VDDS, also des Verbands deutscher Unternehmen für Dentalsoftware. Der Standard regelt den Austausch zwischen Praxisverwaltungssoftware und angebundenen Systemen. Die aktuelle Spezifikation in Version 1.4 legt fest, wie die Praxissoftware Patientendaten übergibt und erzeugte Objekte zurückerhält. Die Hersteller tragen den Standard selbst. Deshalb funktioniert er herstellerübergreifend und hängt nicht von einzelnen Kooperationen ab. Mehr dazu liest Du im Abschnitt „VDDS-media: der Standard hinter den DocGaid Schnittstellen“.

In der Regel reicht ein Termin. Vorgespräch, Konfiguration und Testlauf lassen sich an einem Tag erledigen, wenn die Schnittstelle in Deiner Lizenz enthalten ist. Weitere Arbeitsplätze folgen danach, ohne dass Du den Praxisbetrieb unterbrechen musst. Länger dauert erfahrungsgemäß die Abstimmung im Vorfeld, zum Beispiel die Freischaltung durch Deinen Softwarehersteller. Kläre diesen Punkt deshalb als Erstes.

Ja. Jeder Arbeitsplatz bekommt eine eigene Konfiguration, und die Praxissoftware verwaltet die Zuordnung. Wir richten zuerst einen Arbeitsplatz ein und testen ihn. Danach übertragen wir die Konfiguration auf die übrigen Arbeitsplätze. Die Einstellungen halten wir schriftlich fest. So ist ein Platz nach einem Rechnertausch in Minuten wieder eingebunden.

In den meisten Fällen nichts. Die Anbindung beruht auf einem veröffentlichten Standard, deshalb bleibt die Konfiguration bestehen. Beim Wechsel auf ein neues Programm desselben Herstellers oder bei einem Serverumzug prüfen wir die Verbindung gemeinsam. Als Nachweis genügt danach ein kurzer Funktionstest mit einem Testpatienten. Mehr dazu steht im Abschnitt „Updates und Betrieb: DocGaid Schnittstellen bei Änderungen“.

Deine Praxissoftware übergibt die Stammdaten, die DocGaid für die eindeutige Zuordnung braucht. Dazu gehören Patientennummer, Name, Geburtsdatum und Geschlecht sowie die Kennung von Arbeitsplatz und Praxis. Behandlungsdaten verlassen Deine Praxis dabei nicht, weil DocGaid sie auf Deinem Praxisserver verarbeitet. Diese Aufteilung erleichtert außerdem Deine Dokumentation zum Datenschutz, weil Du den Umfang der Übermittlung knapp und nachvollziehbar beschreiben kannst.

Das hängt vom Anbieter Deiner Praxissoftware ab. Manche liefern den Zugang standardmäßig mit, andere schalten ihn auf Anfrage frei. Kläre diesen Punkt vor dem Termin direkt mit Deinem Softwarehersteller, dann steht der Einrichtung nichts im Weg. Frag dabei konkret nach der Schnittstelle VDDS-media und nenne Deine Programmversion. Allgemeine Anfragen führen zu längeren Rückfragen.

Melde Dich mit Name und Version Deiner Praxissoftware. Der Standard gilt herstellerübergreifend, deshalb ist eine Anbindung in vielen Fällen möglich. Wir prüfen das vorab und sagen Dir offen, wenn eine Anbindung derzeit nicht in Betracht kommt. Hilfreich ist außerdem die Betriebsart Deiner Praxissoftware, also ob sie lokal oder in der Cloud läuft. Nenne uns auch die Zahl der Arbeitsplätze. Damit lässt sich die Frage meist ohne Termin vor Ort beantworten.

Für den Wechsel der Praxissoftware selbst hat der VDDS einen eigenen Standard: VDDS-transfer. Die Anbindung von DocGaid kommt dagegen ohne Datenübernahme aus. Deine Kartei bleibt an ihrem Platz, und DocGaid ergänzt sie nur. Unabhängig davon lohnt es sich, Dein Exportrecht zu kennen. Gemeint ist das Recht, Deine eigenen Daten aus der Praxissoftware zu exportieren. Dieses Recht ist das stärkste Argument in jeder Verhandlung mit einem Softwarehaus.

Welche Schnittstelle Deine Praxis braucht

Elf Systeme, ein gemeinsamer Standard und je nach Hersteller unterschiedliche Wege dorthin. Nenne uns im Formular unten Name und Version Deiner Praxissoftware. Dann sagen wir Dir vorab, wie die Anbindung in Deinem Fall abläuft. Außerdem erfährst Du, was dafür zu klären ist.

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